<html>
  <head>
    <meta http-equiv="content-type" content="text/html;
      charset=ISO-8859-1">
  </head>
  <body bgcolor="#FFFFFF" text="#000000">
    Hi everyone, <br>
    <br>
    In preparation for the AGM, and because I'm leaving early to head to
    NZ for what looks like an amazing conference from Cherie, Steve and
    the team, please find att'd my office-bearer report for the role of
    Secretary, current to the time of writing. Your feedback is warmly
    welcomed, either via return email, at the AGM or privately, <br>
    <br>
    With kind regards,<br>
    Kathy<br>
    <br>
    ---<br>
    <br>
    <!--DOCTY--><!--DOCTY-->2014 Linux Australia Office-bearer report:
    Secretary<br>
    <br>
    Executive summary<br>
    <br>
    2014 was another successful year for Linux Australia Council. During
    the year, a mailing list policy was developed in conjunction with
    community feedback and subsequently ratified. Social media exposure
    of Linux Australia continued to grow gradually, with the
    @linuxaustralia Twitter account reaching over 900 genuine followers.
    In addition the day-to-day running of Linux Australia proceeded
    without issue; the organisation was again run smoothly, with quorum
    achieved at all fortnightly meetings, ensuring strong and rapid
    decision making.<br>
    <br>
    Meetings<br>
    <br>
    During 2014, 23 Council teleconferences were held. Quorum was
    achieved at each of them, and minutes were produced and made public
    generally within a week of the conference occurring. Action items
    were generally tracked well. <br>
    <br>
    The annual face to face meeting was held in early March in Hobart
    and was a particularly useful session for welcoming new Council
    members Sae Ra and Chris, and for outlining the hot topic for the
    year, including the need for a mailing list policy. <br>
    <br>
    Handover activities<br>
    <br>
    This will be my last year in the short-term as Secretary; I am not
    seeking re-election in 2015 due to linux.conf.au 2016 requirements.
    Therefore I have documented the Secretary role within the Council
    Wiki space to enable seamless handover. <br>
    <br>
    Membership<br>
    <br>
    The current membership system, MemberDB has a number of reporting
    inaccuracies. Membership is thus reported as below with duplicates
    removed which is a more accurate estimate of actual members. <br>
    <br>
    <br>
    On 16 January 2014, Linux Australia had 3089 members<br>
    On 29 November 2014 Linux Australia had 3207 members<br>
    <br>
    This represents a yearly growth of around 4% which is steady.
    Fortnightly Council minutes now include membership numbers. <br>
    <br>
    Because member expiry and renewal is not possible with MemberDB,
    there are likely to be significant 'expired' members in MemberDB.
    Future Councils should strongly consider selecting an alternative to
    MemberDB, which although it has served Linux Australia well is now
    end of life. Some preliminary measures have been taken here in
    articulating a draft requirements document. <br>
    <br>
    Future Councils may wish to prioritise the replacement of MemberDB
    and a concomitant update of member details. <br>
    <br>
    Media and communications<br>
    <br>
    The use of Twitter as a key communications channel has continued to
    grow, from 620 followers at the end of 2013 to over 910 as of the
    time of writing. Scheduling tools are used to schedule important
    announcements ahead of time, and current relevant articles are
    Tweeted as appropriate. Other related accounts, such as @linuxconfau
    &#8211; often amplify broadcasts made on the @linuxaustralia account. <br>
    <br>
    Figure 1 - @linuxaustralia Twitter account followers by month April
    2013 &#8211; October 2014<br>
    <br>
    Figure 2 and 3 &#8211; Response rates and clickthrough rates of key
    content from @linuxaustralia<br>
    Data provided through ThinkUp program<br>
    <br>
    Efforts begun in 2013 to get a newsletter underway stalled this year
    due to available resourcing; this task remains valid and needed and
    future Councils may wish to wrap it up with the MemberDB
    replacement. <br>
    <br>
    <br>
    Web presence<br>
    <br>
    Linux Australia's web presence remains a key digital property,
    averaging around 4500 page views per calendar month, with peaks and
    troughs in line with the key activity periods of the organisation
    such as voting, calls for linux.conf.au bid cities etc. <br>
    <br>
    <br>
    Figure 4 &#8211; page views to linux.org.au over 2014 from Google
    Analytics<br>
    <br>
    The most popular content on the site remains the introductory
    information around free and open source software, jobs information
    and information about linux.conf.au. Jobs information is a key
    section of the linux.org.au site and is one that future Councils may
    wish to focus on for additional attention or promotion. <br>
    Figure 5 &#8211; key statistics on most popular content on linux.org.au<br>
    <br>
    The site itself is somewhat out of date; future Councils may wish to
    consider an upgrade to a more recent version of Drupal, possibly in
    line with a MemberDB replacement. <br>
    <br>
    Handling of correspondence<br>
    <br>
    Linux Australia handled a large volume of correspondence this year,
    including requests for termination of membership, requests for work
    experience, enquiries from like organisations such as LUV and OSIA,
    enquiries from campaigns and related movements (TPPA, EFA etc) and
    again a small volume of support requests. All correspondence was
    tracked via minutes and responded to. <br>
    <br>
    Council handled 1 formal complaint this year in accordance with the
    constitution. <br>
    <br>
    Kathy Reid<br>
    Secretary<br>
    Linux Australia<br>
    December 2014<br>
    <br>
    <a class="moz-txt-link-abbreviated"
      href="mailto:secretary@linux.org.au">secretary@linux.org.au</a> <br>
    <!--DOCTY--><!--DOCTY-->
  </body>
</html>