Disclaimer: this is the first bid process since I&#39;ve been on council so I haven&#39;t seen how this has worked in the past and I&#39;m only going by the documented process, but..<br><br><div class="gmail_quote">On Tue, Sep 4, 2012 at 3:05 PM, Anthony Towns <span dir="ltr">&lt;<a href="mailto:aj@erisian.com.au" target="_blank">aj@erisian.com.au</a>&gt;</span> wrote:<br>

<blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div class="im">On 4 September 2012 14:10, John Ferlito &lt;<a href="mailto:johnf@inodes.org">johnf@inodes.org</a>&gt; wrote:<br>


&gt;&gt; Somehow I missed that part of the thread - I see it now. In that case I will leave it to the Perth team and not submit a bid.<br>
&gt; I&#39;d really love you to still submit a bid.<br>
<br>
</div>Maybe we need to change the bid process a bit more for that to happen<br>
-- the amount of work that goes into preparing a bid has already been<br>
mentioned as being a lot; and when the main feedback is &quot;okay, you<br>
have a conference!&quot; or &quot;X&#39;s bid was better; you&#39;ll see why when the<br>
their conference happens!&quot; and your next chance to try again is a year<br>
away (and before that conference happens at that!), that&#39;s not as<br>
helpful as it could be...<br></blockquote><div><br></div><div>I&#39;m not sure where you get this idea from - I&#39;m hoping it&#39;s not actual experience, because that would make me Very Sad(TM)</div><div><br></div><div>

<a href="http://wiki.linux.org.au/Linux.conf.au_Bid_Guidelines#Bids">http://wiki.linux.org.au/Linux.conf.au_Bid_Guidelines#Bids</a> encourages teams to contact the Council early, so that we can provide feedback as they&#39;re developing their bid. By the time it&#39;s submitted, we&#39;d like to already be familiar with the content and have given lots of feedback to help make it a good bid.</div>

<div><br></div><div><a href="http://wiki.linux.org.au/Linux.conf.au_Bid_Guidelines#Timeline">http://wiki.linux.org.au/Linux.conf.au_Bid_Guidelines#Timeline</a> includes 2.5 months for the council to go over the bids in more detail with the teams, including making an in-person visit to each team to go over the bid and check out the proposed venues (my understanding is that this is usually just the 1-2 council members who can get to the site easiest, rather than having the whole council jetting around the country to all the venues)</div>

<div><br></div><div>If the main feedback is &quot;Surprise, you win!&quot;, our problems are bigger than I&#39;d realised. I believe that some teams have certainly been surprised to find that (after several attempts) they were successful, but I hope that by the time they were told they were successful they&#39;d already had a fair bit of feedback.</div>

<div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
<br>
Some ideas:<br>
<br>
 - don&#39;t include the &quot;surprises&quot; in the bids at all; they&#39;re subject<br>
to change anyway (&quot;laughably wrong compared to the actual<br>
conference&quot; as Mikal described Canberra&#39;s bid), aren&#39;t crucial to<br>
evaluating whether the conference will work, and prevent the bids from<br>
being made public so that future teams can benefit from past teams<br>
work<br></blockquote><div><br></div><div>Mikal is uncomfortable sharing the bid document too widely now - I&#39;m sure his opinion will have changed by February next year, when it&#39;s time to call for bids for 2015.</div>

<div><br></div><div>Bid documents for 2008-2010 are available at <a href="http://wiki.linux.org.au/Linux.conf.au_Bid_Guidelines#Example_documents">http://wiki.linux.org.au/Linux.conf.au_Bid_Guidelines#Example_documents</a></div>

<div><br></div><div>There are some surprises that I think *do* need to be part of the bid - eg, LCA2013 dropped to just one day of miniconfs, which was a fairly substantial change. On the other hand, LCA08&#39;s main surprise was a completely novel way to do the penguin dinner. Since the venues aren&#39;t always locked down by the time a winning bid is picked, *that* probably wouldn&#39;t have been vital to include.</div>

<div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
<br>
 - make the &quot;expression of interest&quot; phase a bit more useful to<br>
bidding teams, like helping them get introduced to speakers/ghosts, or<br>
other folks who might be able to help out organsing. &quot;we are<br>
interested in running lca in 2014 in Broome; would interested folks<br>
mind joining us on irc on friday at 6pm WA time to ask us any<br>
questions and/or offer help? thanks!&quot;;<br></blockquote><div><br></div><div>Yep, that&#39;s the (intended, at least) current process. I know that we&#39;ve been in touch with all the teams who&#39;ve expressed interest this year - if they&#39;ve felt any lack of support, we haven&#39;t been aware of it.</div>

<div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><br>
 - have the preliminary round of bids be a bit more interactive -- two<br>
or three weeks where actual detailed plans for the conference come in<br>
for review by the council, linux-aus subscribers, and other teams<br>
(&quot;broome? how are we going to get to broome???&quot;); including the<br>
ability for teams to ask questions (&quot;is our budget realistic?&quot;), steal<br>
good ideas from each other, or make suggestions, etc. ability for<br>
random folks to say &quot;err, the bid doesn&#39;t include A/V stuff? did you<br>
just forget or is it really missing? &#39;cause me and Bobby-Joe would be<br>
happy to take care of that if needed?&quot; too.<br></blockquote><div><br></div><div>The preliminary round of bids (according to <a href="http://wiki.linux.org.au/Linux.conf.au_Bid_Guidelines#Timeline">http://wiki.linux.org.au/Linux.conf.au_Bid_Guidelines#Timeline</a>) runs for *three months*, rather than just a few weeks - plenty of time for the teams to get feedback from the council/community/other teams if they want that.</div>

<div><br></div><div>LA can provide mailing lists and wiki spaces if this helps facilitate planning (we&#39;ve already done this for a few bid groups that asked for it).</div><div><br></div><div>I think that the existing bid documents and prior LCA budgets should help answer some of those questions already. </div>

<div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
 - include the teams in the decision making for the final round of<br>
bids rather than just the council/ghosts; we&#39;re all meant to be one<br>
big community and, at least in the past, teams have been okay with<br>
saying things like &quot;oh, okay, give it to Adelaide this year, we&#39;ll try<br>
again next year&quot;. </blockquote><div><br></div><div>+1</div><div><br></div><div>History has shown that most of the bids that end up not being The Bid one year get polished and refined and end up winning subsequent years.</div>

<div><br></div><div>I&#39;ve heard a couple of variations on this theme. For instance, if we could pick a winning bid 2 years in advance, the winning team would have a year to watch and learn from the team before them before they had to buckle down to the serious part of the bid. This has worked well for Pycon-AU - the 2012/2013 team lurked and learnt from the 2010/2011 team, and they&#39;ve invited people interested in bidding for 2014/2015 to start lurking and watching them organise 2013.</div>

<div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
<br>
Cheers,<br>
aj<br>
<span class="HOEnZb"><font color="#888888"><br>
--<br>
Anthony Towns &lt;<a href="mailto:aj@erisian.com.au">aj@erisian.com.au</a>&gt;<br>
</font></span><div class="HOEnZb"><div class="h5"><br>
_______________________________________________<br>
linux-aus mailing list<br>
<a href="mailto:linux-aus@lists.linux.org.au">linux-aus@lists.linux.org.au</a><br>
<a href="http://lists.linux.org.au/listinfo/linux-aus" target="_blank">http://lists.linux.org.au/listinfo/linux-aus</a><br>
</div></div></blockquote></div><br>