<html>
  <head>
    <meta content="text/html; charset=ISO-8859-1"
      http-equiv="Content-Type">
  </head>
  <body bgcolor="#FFFFFF" text="#000000">
    I'd also like to add there are a lot more things that the LA council
    (and community) are&nbsp; trying to do to help lighten the workload. Some
    of these have been executed successfully and some need more people
    in the community to help.<br>
    <br>
    For example, the admin team has long been running LA's servers and
    I'm sure would be more than happy to help run email/web/other
    servers for any LCA team.<br>
    <br>
    zookeepr, the conference management software, has rough edges but is
    a solved problem. There is no need for an LCA team to do any hacking
    as there is a large group of developers who can help set up and
    maintain an instance for your conference (at the very least -
    hopefully they'll even add feature requests within reason)..<br>
    <br>
    We have also been trying to get sponsorship and media subcommittees
    off the ground. We've made some progress on these but they both need
    a little more work (help welcome). With a few extra hands I'm sure
    we can get the sponsorship subcommittee to a point where they can
    handle arranging ongoing sponsorship deals, finding sponsors,
    following up, negotiating and so on. The media team is also able to
    help publish press releases and so on for the conferences.<br>
    <br>
    There are people involved in video and networking who know how to do
    it for LCA (and do it really well) and would be more than happy to
    provide advise if not assistance.<br>
    <br>
    We also have a wiki with documentation on how to run conferences
    with a lot of information specific to LCA: <a
      href="http://wiki.linux.org.au/">http://wiki.linux.org.au/</a>
    .Additionally the ghosts meeting helps transfer a lot of this
    knowledge and I'm sure most ghosts would be able to help with other
    certain things and resources. For example, if you need template
    announcements/PR's, mail-merge techniques and so on I'm sure ghosts
    would be able to step up and help with that (and add it to the
    wiki).<br>
    <br>
    Basically the council and the community have a lot of infrastructure
    and assistance in place to help a bidding team focus on running a
    conference. More importantly there are people within the community
    who are invested in making the conference happen and making it great
    who would be more than willing to help out. I think any serious bid
    can take all of this into considering allowing the local team to
    worry about what is left.<br>
    <br>
    Run the conference smarter, not bigger.<br>
    <br>
    Cheers,<br>
    Josh<br>
    <br>
    <div class="moz-cite-prefix">On 01/09/12 11:49, James Polley wrote:<br>
    </div>
    <blockquote
cite="mid:CAA+GJgT3kC8uYS6Lmoh6EAsNouAX4smkm2LUWLpcLaHuKbLPYQ@mail.gmail.com"
      type="cite"><b id="internal-source-marker_0.07754082651808858"
        style="font-family:Times;font-size:medium;font-weight:normal"><span
style="font-size:15px;font-family:Arial;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">So
          far in this thread, one of the strongest themes has been the
          workload placed on teams who&#8217;ve won a bid. It&#8217;s been mentioned
          both by past LCA organisers (mostly in the context of &#8220;But it
          was worth it, you should totally give up a year of your
          life!&#8221;) and by people who didn&#8217;t put in bids (in the context
          of &#8220;We couldn&#8217;t find enough local people who could guarantee
          enough time - so we couldn&#8217;t put together a realistic bid&#8221;).</span><br>
        <span
style="font-size:15px;font-family:Arial;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"></span><br>
        <span
style="font-size:15px;font-family:Arial;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">There
          have been a few solutions discussed as well. Primarily this
          discussion has centered on what parts of the LCA format can be
          scrapped - for instance, discussion about dropping or scaling
          back the miniconfs, or the PDNS.</span><br>
        <span
style="font-size:15px;font-family:Arial;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"></span><br>
        <span
style="font-size:15px;font-family:Arial;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">However,
          there&#8217;s also been a few hints about a different strategy for
          reducing the bid team&#8217;s workload - rather than ditching parts
          of the conference, find ways to offload the work. For
          instance, Chris N. alluded to this when he mentioned that part
          of what enabled the Pycon team to be so small was that they
          found a venue who were able to handle big chunks of work -
          catering, venue setup and teardown, wifi, and so on.</span><br>
        <span
style="font-size:15px;font-family:Arial;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"></span><br>
        <span
style="font-size:15px;font-family:Arial;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Others
          have mentioned the Papers Committee - a group which convenes
          each year and undertakes the task of sorting through hundreds
          of submitted presentation ideas and making thousands of
          ranking decisions in order to put together the bulk of the
          conference program.</span><br>
        <span
style="font-size:15px;font-family:Arial;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"></span><br>
        <span
style="font-size:15px;font-family:Arial;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Behind
          the scenes, the LA council (thanks to a bunch of legwork from
          Josh Hesketh) has recently put in place another time-saver for
          the bid teams. In the past, it&#8217;s been up to the LCA team to
          organise travel for all of those speakers - not an easy task
          when you&#8217;re talking about flying in around 100 speakers from
          all parts of the world. In practice, this has often meant that
          the LCA organisers rely on speakers planning and paying for
          their own travel and then requesting a reimbursement - but
          even then, the organisers have to manage and account for 100
          separate payments to 100 separate accounts spread all around
          the world. LA now has a relationship with a travel agent who
          is able to do all of this work and then send LA a single
          invoice at the end - the LCA teams now just need to put the
          speakers in touch with the travel agent and they&#8217;re done. </span><br>
        <span
style="font-size:15px;font-family:Arial;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"></span><br>
        <span
style="font-size:15px;font-family:Arial;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">I&#8217;d
          love to hear more ideas about things like this that would
          lighten the workload of LCA organisers - either by
          distributing the burden out to the broader community, or by
          sacrificing a bit of profit in exchange for a lot of work. </span></b>
      <br>
      <fieldset class="mimeAttachmentHeader"></fieldset>
      <br>
      <pre wrap="">_______________________________________________
linux-aus mailing list
<a class="moz-txt-link-abbreviated" href="mailto:linux-aus@lists.linux.org.au">linux-aus@lists.linux.org.au</a>
<a class="moz-txt-link-freetext" href="http://lists.linux.org.au/listinfo/linux-aus">http://lists.linux.org.au/listinfo/linux-aus</a>
</pre>
    </blockquote>
    <br>
  </body>
</html>