<br><br><div class="gmail_quote">On Thu, May 6, 2010 at 6:53 PM, David Newall <span dir="ltr">&lt;<a href="mailto:davidn@davidnewall.com">davidn@davidnewall.com</a>&gt;</span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex;">

<div class="im">James Polley wrote:<br>
&gt; Rather than random speculation, let&#39;s take a look at<br>
&gt; <a href="http://linux.org.au/org/constitution.phtml" target="_blank">http://linux.org.au/org/constitution.phtml</a><br>
<br>
</div>Good idea.  Section 14(1) prescribes members of the council to comprise<br>
office bearers plus three ordinary members.  Section 14(4) provides for<br>
the council to appoint a replacement for a casual vacancy in the<br>
membership of the council.  This does not seem to permit the council to<br>
appoint a replacement for a casual vacancy in office bearers.<br></blockquote><div><br></div><div>No; if that was intended, 14(4) would refer to &quot;a casual vacancy in the ordinary member positions of the council&quot; or somesuch.</div>

<div><br></div><div>If your reading was correct, 14(3) would have to be interpreted as meaning that only ordinary members were intended to hold office until the next AGM.</div><div><br></div><div>Inside Section 15, constant reference is made to &quot;office-bearers of the association or ordinary members of the council&quot; - yet section 15 is entitled &quot;Election of members&quot;. Clearly &quot;members&quot; in this case refers to &quot;office-bearers of the association or ordinary members of the council&quot; - if &quot;members&quot; meant &quot;ordinary members&quot; only, it would be nonsensical to refer to &quot;office-bearers of the association&quot; in section 15.</div>

<div><br></div><div>Section 19 describes the procedure for removing &quot;a council member&quot; from office. If your definition were to hold, it would mean that Ordinary Members were subject to removal from office at the whim of a majority of the membership, but Office Bearers could not be removed even after a unanimous vote from the entirety of the membership.</div>

<div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex;">
<br>
Aside from being an office bearer, the purpose of the president is to<br>
preside at meetings of council and at general meetings; and in his<br>
absence the president-of-vice is to preside (sections 20(7)(a) and 28(1)).<br>
<br>
Neither the constitution nor governing Act (Associations Incorporation<br>
Act 1984 (NSW)) require a casual vacancy in office-bearers be filled,<br></blockquote><div><br></div><div>Agree that casual vacancies aren&#39;t *required* to be filled, but that doesn&#39;t mean it&#39;s a good idea to keep them vacant.</div>

<div><br></div><div>If you have N+1 redundancy and one server dies, you still technically have sufficient capacity to keep running for now - but you&#39;d be insane not to replace the spare server as soon as possible.</div>

<div><br></div><div>Arguing that we should just limp along for now on the reduced capacity because it&#39;s technically sufficient and nothing has blown up yet is insane. Arguing that we should run with a reduced membership of the committee just because we&#39;re not obligated to fill the vacancy makes no more sense.</div>

<div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex;">
other than for the public officer, thus the rules seem to require that<br>
the vice-president act as president until completion of the next AGM.<br></blockquote><div><br></div><div>The rules require no such thing.</div><div><br></div><div>The rules (in particular, 20(7) ) require that if the president is present at a council meeting, the president be the first person presented the option of presiding over the meeting. Should the president be absent, or not willing preside, the vice-president is next offered the chance to preside. Should the vice-president also decline to preside, any other council member (subject to approval from the other members) may preside.</div>

<div><br></div><div>The rules do not require that the vice-president to preside over anything; the rules do require that under certain circumstances the vice-president be offered the chance to do certain things.</div><div>

<br></div><div>Please note that, if we&#39;re to accept your idea that &quot;members&quot; refers only to the ordinary members, 20(7)(b) would have to be interpreted as saying that, should both the president and vice-president be absent or unwilling to preside over the meeting, the (maximum of) three ordinary members should decide amongst themselves which of them was to preside - the secretary and treasurer would neither get a say, nor be offered the chance to to preside.</div>

<div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex;">
The council (nee committee, c.f. the Act) should not fill the vacancy as<br>
it already has it&#39;s required three ordinary members.</blockquote><div><br></div><div>I&#39;d be fascinated to see your explanation as to how you arrive at the conclusion that 14(1)(b) mandates exactly three ordinary committee members, but 14(1)(a) and 14(2) taken together do *not* mandate exactly four office-bearers.</div>

<div><br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex;"><br></blockquote><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex;">


Bottom line: do nothing; Vice-president presides.<br></blockquote><div><br></div><div>This is perfectly fine; if the VP is willing to take on the extra load (in which case I&#39;d suggest that the VP be appointed as President, and a new VP be appointed) AND if the council believe that their reduced numbers are sufficient for the task at hand.</div>

<div><br></div><div>If the VP is not willing or able to take on the load, it&#39;s entirely appropriate that the council look to someone else to fill the vacancy.</div></div>